2か所目の店・事務所を出すときの電話番号：拠点ごとに分けるか、一つの番号で両方で受けるか
来店のお客様が多いか、問い合わせが多いかで決める。拠点のあいだの取り次ぎまで先に決めておく
新年度に合わせて、2か所目の店や事務所を出す方もいるでしょう。このとき、意外と迷うのが電話番号です。拠点ごとに別の番号にするか、今の番号一つで両方の拠点で受けるか。決め方しだいで、お客様のかけやすさも、拠点のあいだの取り次ぎの手間も変わります。この記事では、2か所になったときの番号の形の選び方と、取り次ぎの決め方を整理します。
番号の形は3つ
形 | お客様から見ると | 向いている場合 | 気をつけること |
|---|---|---|---|
拠点ごとに別の番号 | 行く店に直接かけられる | 来店・予約が中心のお店 | もう一方あての電話の取り次ぎ |
一つの番号で両方が受ける | 番号を覚えるのは一つ | 問い合わせ・注文が中心の事務所 | どちらの拠点の用件かを最初に聞く |
代表の番号＋拠点ごとの番号 | 用件で選べる | 来店と問い合わせの両方が多い | 番号ごとの使い分けを案内に書く |
決める手がかりは、今の電話の用件です。1〜2週間、受けた電話を「来店・予約」と「問い合わせ・注文」に分けて数えると、どちらの形が合うかが見えてきます。
Googleマップに載せる番号
来店のお客様が多いお店では、地図アプリのお店の情報が、番号を見る入口になります。Googleのガイドラインでは、可能であれば総合受付の番号ではなく、それぞれの拠点に直接つながる番号を使うよう案内されています。
出典：Googleのビジネスプロフィールのヘルプ「Google に掲載するビジネス情報のガイドライン」
一つの番号で両方が受ける形を選んだ場合でも、地図に載せる番号だけは拠点ごとに分けておく、という組み合わせもできます。
拠点のあいだの取り次ぎを決める
番号を分けると、もう一方の拠点あての電話も混ざってきます。そのときの扱いを、2か所目を出す前に決めておきます。
会社の番号での受け答えを、事務所の機器ではなくインターネット上の仕組みで行う形なら、拠点が離れていても内線のように取り次げます。番号ごとに、どの拠点のどの端末を鳴らすかも設定で決められるため、拠点ごとに主装置をそろえなくて済みます。
2か所目を出す前のチェック
開ける前に確かめること
今の電話の用件を「来店・予約」と「問い合わせ・注文」に分けて数えたか
拠点ごとの番号・代表の番号のどれを、どこに載せるか決めたか
地図の2か所目の情報に、その店につながる番号を入れたか
もう一方の拠点あての電話を、取り次ぐか折り返すか決めたか
新しい拠点の番号に外からかけて、鳴る端末を確かめたか
2か所目の準備では、内装や設備に目が向きがちですが、番号の形は名刺・地図・看板のすべてに関わります。今の番号と電話の用件の数を書き出して早めに相談すると、3か所目を出すときにも番号を変えずに済む形を選びやすくなります。
よくある質問
Q. Googleマップの2か所目の店にも、本店と同じ番号を載せてよいですか。
A. Googleのガイドラインでは、可能であれば総合受付の番号ではなく、それぞれの拠点に直接つながる番号を使うよう案内されています。来店のお客様が多いお店は、拠点ごとの番号を載せるほうが、お客様が迷わずに済みます。
Q. 拠点ごとに番号を分けると、電話機も2か所に要りますか。
A. 会社の番号をスマートフォンやパソコンで受ける形なら、拠点ごとに主装置や電話機をそろえなくても、番号ごとに鳴らす端末を決められます。いまの電話の契約と機器を書き出し、どこまで使い続けるかを相談先と確かめます。
Q. もう一方の拠点あての電話を受けたら、どうしますか。
A. 取り次げる形なら、その場で相手の拠点へつなぎます。取り次げないときは、用件とお客様の連絡先を聞き、相手の拠点から折り返す時刻を伝えます。どちらにするかを、2か所目を出す前に決めておきます。
Q. あとから番号の形を変えることはできますか。
A. できますが、名刺や地図、印刷物の番号を直す手間がかかります。2か所目の準備の段階で、5年先に3か所目を出す場合も考えて形を選んでおくと、番号を変えずに済みます。
まとめ
番号の形は拠点ごと・一つの番号・代表＋拠点ごとの3つから選びます。
来店の多いお店は、地図にその拠点につながる番号を載せます。
もう一方あての電話は、取り次ぐか折り返すかを先に決めます。
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