インサイドセールスを外に頼んだら、報告をどう受け取るか：頼む前に決める3つと、受け取った日にすること
報告は「もらう」より「受け取り方を決める」。形・頻度・社内の渡し先を先に決めると、数字が動き出す
営業の電話（インサイドセールス）を外に頼むと、週ごと・月ごとに報告が届きます。ところが、報告を読んで「数字は届いているが、社内で何も動いていない」となることがあります。報告を生かせるかどうかは、受け取る側の決め方しだいです。この記事では、頼む前に決めておく3つのことと、報告を受け取った日にすることを整理します。
頼む前に決める3つ
決めること | 例 | 決めないと起きること |
|---|---|---|
報告の頻度 | 数字は週1回・月末にまとめ／商談の約束は当日 | 約束の連絡が遅れ、日程が組めない |
報告の形 | 毎回同じ表・同じ並び順 | 月ごとに比べられない |
言葉の定義 | 「関心あり」と「商談の約束」の線引き | 数字の読み違い |
数字そのものは、かけた件数、つながった件数、担当者と話せた件数、関心があった件数、商談の約束の件数のように、段階ごとに並べてもらえば足ります。大切なのは、毎回同じ形で、同じ言葉の意味で届くことです。
報告に入れてもらう「数字以外」
数字と一緒に受け取りたいもの
関心を示した相手が、何に関心を持ったか（相手の言葉そのまま）
断られたときに多かった理由（区分ごとの件数）
担当者に届かなかった理由（不在・受付で断られた・番号違い）
電話をかける側が、答えに迷った質問
相手が実際に口にした言葉は、数字では表れない材料です。商品の伝え方や、名簿の選び方を見直す手がかりになります。「答えに迷った質問」は、頼む側が答えを用意すれば、翌週から電話の質が上がります。
受け取った日にすること
いちばん抜けやすいのが3番目の商談の結果を返すことです。約束を取った相手が、実際の商談でどうだったか（話が進んだ・見送り・時期を改めて）を返すと、電話をかける側は、どんな相手に時間をかければよいかを学べます。返さないままだと、約束の数は増えても、中身がよくならないことがあります。
社内で見る人ごとに、渡す形を変える
同じ報告でも、社内で見る人によって必要な部分が違います。商談に行く人には、約束の日時と相手の言葉だけを当日に渡します。商品や案内の文面を考える人には、断りの理由と答えに迷った質問を月に一度まとめて渡します。全体を判断する人には、段階ごとの数字を前の月と並べた1枚を渡します。報告をそのまま全員に転送すると、誰も読まないまま埋もれがちです。受け取る窓口の担当者が、見る人ごとに必要な所を抜き出して渡す形にしておくと、報告が社内で動き出します。
受け取る側のチェックリスト
報告の受け取り方の確かめ
報告を受け取る窓口の担当者を1人決めたか
商談の約束を、誰が、いつまでに受け取って日程を返すか決めたか
商談の結果を返す欄を、報告の表に設けたか
「関心あり」「商談の約束」の意味を、言葉で書いて渡したか
直すことは一度に一つに絞り、2週間は同じ形で比べると決めたか
直す場所を一度にいくつも変えると、数字が良くなっても、どれが効いたのかがわかりません。報告の受け取り方が決まっていれば、頼んでいる先と一緒に、次の一手を数字で決められます。
よくある質問
Q. 報告の数字は、毎日もらうべきですか。
A. 最初の数か月は、週に一度の数字と、月末のまとめがあると流れをつかみやすくなります。商談の約束だけは、取れた日のうちに知らせてもらう形にしておくと、日程の調整に間に合います。
Q. 報告の形は、頼む側が決めてよいのですか。
A. 頼む前の取り決めの中で、欲しい項目と形を伝えて相談します。受ける側にも決まった形があることが多いため、それをもとに足りない項目を加えてもらう形が進めやすくなります。
Q. 商談の結果は、なぜ返したほうがよいのですか。
A. 約束を取った相手が、実際に商談でどうだったかがわかると、電話をかける側は、どんな相手に時間をかければよいかを学べます。結果を返さないと、約束の数は増えても中身がよくならないことがあります。
Q. 報告を見ても、良いのか悪いのか判断できません。
A. 最初の1か月の数字を基準にして、翌月以降はその基準と比べます。数字の見方に迷うときは、頼んでいる先に、どの段階が気になるかを聞いてみると、直す場所の候補が出てきます。
まとめ
頼む前に、報告の頻度・形・言葉の定義を決めます。
数字と一緒に、相手の言葉と答えに迷った質問を受け取ります。
受け取った日に約束を渡し、商談の結果を返すところまでを流れにします。
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