地域のイベントに事業所として参加するとき：準備と役割分担
利用者・職員・当日の流れを、前もって一枚にまとめておく
夏は、地域のマルシェやお祭りが多い季節です。福祉の事業所にとって、作った物を地域の方に直接手渡せるイベントは、利用者にとっても職員にとっても大切な機会になります。一方で、当日の準備や役割が決まっていないと、慌ただしさで利用者の負担が大きくなることもあります。この記事では、事業所としてイベントに参加するときの準備と役割分担を整理します。
参加を決める前に確かめること
確かめること | 理由 |
|---|---|
出店の条件 | 出店料・場所の広さ・机やテントの有無で、準備が変わる |
搬入・撤収の時間 | 送迎や職員の勤務の時間と合うか |
会場の環境 | 日よけ・休める場所・トイレの近さ |
雨の場合 | 中止・縮小・屋内への移動のどれになるか |
とくに夏の屋外では、日差しと暑さへの備えが大切です。利用者が休める場所が近くにあるかを、申し込みの前に確かめておきます。
準備の流れ
CLARXが運営するエナガ・SAPPOROでも、3月に札幌市西区で開かれたマルシェに出店し、利用者が作ったネックレスやブレスレットなどのアクセサリー、巾着・三角巾・エプロンなどの布製品、手作りのかばんを並べました。当日は、来場した方と直接言葉を交わしながら、作品を手に取っていただきました。
準備の段階では、作品の数だけでなく、作品に添える説明の札も大切です。材料や作り方を短く書いておくと、来場した方が手に取るきっかけになり、利用者が説明するときの助けにもなります。値札と説明の札は、事業所の中で作っておくと当日に慌てません。
役割分担は「得意なこと」から
イベントの仕事は、接客だけではありません。作品づくり、値札や説明の札、袋詰め、会計、会場での声かけなど、さまざまな役割があります。一人ひとりの得意なことと、その日の体調に合わせて受け持ちを決めると、無理なく関われます。
当日の持ち物と確かめごと
当日のチェック
作品・値札・説明の札・袋
釣り銭と、売れた物を書く記録の紙
飲み物・帽子・日よけ・雨具
利用者ごとの参加の時間と、帰りの手段
体調が悪くなったときの連絡の流れ
終わった後は、売れた物や来場した方の声を、利用者と一緒に振り返ります。次の作品づくりの目標にもつながります。
職員の側でも、当日の流れで困ったこと、足りなかった物、利用者の疲れ具合などを書き留めておきます。次に参加するときの準備表として使えるように、チェックリストを毎回少しずつ直していくと、参加を重ねるほど準備が楽になります。地域の方とのつながりが続くことも、イベントに参加する大きな意味の一つです。
夏の屋外で気をつけたいこと
夏の屋外のイベントでは、テントの下でも気温が上がります。利用者ごとに休憩の時間を決めておき、交代で日陰や屋内で休めるようにします。水分をとる時間を職員が声に出して知らせると、作業や接客に夢中になっていても休みを取りやすくなります。暑さに弱い方は、午前中だけの参加にするなど、時間を短くする工夫もあります。作品も、直射日光で色があせたり、溶けたりする物がないかを確かめておきます。
よくある質問
Q. 利用者全員が、当日に会場へ行く必要がありますか。
A. 当日の参加は、希望と体調に合わせて決めます。作品づくりや値付け、袋詰めなど、事前の作業だけに関わる形でも、イベントに参加したことになります。
Q. 売上はどう扱えばよいですか。
A. イベントでの売上も、事業所の生産活動の収入として記録します。誰の作品がいくつ売れたかを残しておくと、次の作品づくりの参考になります。
Q. 雨の日はどうしますか。
A. 屋外のイベントでは、雨の場合の扱いを主催者に確かめておきます。作品が濡れないように、ふた付きの箱やビニール袋も用意しておきます。
Q. 初めて参加するとき、何から始めればよいですか。
A. まず主催者の出店の条件（出店料・広さ・電源の有無・搬入の時間）を確かめます。そのうえで、並べる作品の数と、当日に行ける職員の人数から、無理のない規模を決めます。
Q. 作品の値段は、どうやって決めればよいですか。
A. 材料の費用と作るのにかかった時間をもとに、同じような手作りの品の値段も参考にして決めます。値段を決める作業そのものも、利用者が関われる大切な仕事の一つです。
まとめ
参加の前に出店の条件・時間・暑さや雨への備えを確かめます。
役割は得意なこととその日の体調に合わせて決めます。
終わった後の振り返りが、次の作品づくりにつながります。
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エナガ・SAPPORO（就労継続支援B型の事業所）
CLARXは、就労継続支援B型の事業所「エナガ・SAPPORO」を札幌で運営します。見学やご相談のお問い合わせを受け付けています。
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