資料を送った後のフォロー電話：何日後に、何を聞くか
資料が「届いて終わり」にならないための、電話の段取り
新年度は、資料請求や問い合わせが増える時期です。資料を送ったあと、相手から連絡を待つだけでは、検討が止まったままになることがあります。資料が届いた頃にかけるフォローの電話は、相手の疑問に答え、次の一歩につなげる大切な機会です。この記事では、フォローの電話を何日後に、何を聞くためにかけるかを整理します。
電話をかける時期の考え方
早すぎると、まだ資料が届いていなかったり、読んでいなかったりします。遅すぎると、関心が薄れたり、ほかの会社に決まっていたりします。資料が届いて、目を通せる時間がたった頃が目安です。
送り方 | 電話の時期の目安 |
|---|---|
メールで送った | 送った翌営業日から数日のうち |
郵送で送った | 届く日を見込み、その数日後 |
相手が時期を指定した | 指定された日に合わせる |
※時期は目安です。業種や商品、相手の検討の進め方によって変わります。
最初のひと言と、聞く順番
フォローの電話は、売り込みではなく、確かめの電話として始めます。名乗ったあとに、資料を送った件であることと、少し時間をもらえるかを尋ねます。
電話の最初の数十秒で、話を聞くかどうかを判断されることは少なくありません。相手の手間を減らすための電話だと伝わると、話を聞いてもらいやすくなります。
確かめたい項目
フォローの電話で聞くこと
資料は届いたか、目を通せたか
わかりにくい点や、追加で知りたいことはないか
検討の時期と、判断する人は誰か
比べているほかの方法があるか
次に連絡する日と、連絡の方法
全部を一度に聞く必要はありません。相手の反応を見ながら、次の連絡の日を決めるところまで進めば、その電話は役目を果たしています。相手が急いでいる様子なら、聞く項目を一つか二つに絞り、残りは次の電話に回します。
記録の残し方
電話の内容は、かけた人の記憶に残すだけでは、次につながりません。日付・話した相手・聞いた内容・次の連絡の日を、決まった形で残します。つながらなかった電話も、かけた日時を残しておくと、同じ時間帯にかけ続けることを防げます。
記録がそろうと、どの時期にかけると話が進みやすいか、どんな質問が多いかが見えてきます。資料の中身を直す手がかりにもなります。
新年度は担当者の異動も多い時期です。記録が個人の手帳やメモに分かれていると、引き継ぎのときに抜けが出ます。社内で一つの記録の場所にまとめることで、誰が電話を受けても、これまでのやり取りを踏まえて話ができるようになります。
フォローの電話を続けるうちに、資料を送ってから話が進むまでの日数や、よく受ける質問の傾向が見えてきます。その傾向をもとに、電話をかける時期や台本を少しずつ直していくと、同じ件数の電話でも、次の一歩につながる割合を高めやすくなります。
よくある質問
Q. フォローの電話は、しつこいと思われないでしょうか。
A. 資料が届いたかの確かめと、わからない点がないかを聞く電話は、多くの方にとって自然な連絡です。相手の都合を最初に尋ね、短く終えることを心がけると、負担に感じられにくくなります。
Q. 電話がつながらないときは、何回かければよいですか。
A. 回数の上限と、かける時間帯を社内で決めておきます。何度もかけ続けるより、時間帯を変えて数回かけ、つながらなければメールに切り替えるなど、手順を決めておくと迷いません。
Q. 相手が「検討中」と言ったら、どうしますか。
A. 検討の時期と、判断に必要な情報を尋ね、次に連絡する日を相手と決めます。次の連絡の日が決まると、電話が一度きりで終わりにくくなります。
Q. フォローの電話を外部に任せることはできますか。
A. 台本と記録の項目、社内への引き継ぎの方法を決めておけば、外部に任せることもできます。名簿の扱いについては、委託先の管理の体制を確かめます。
Q. 担当者が不在だと言われたら、どうしますか。
A. 伝言をお願いするより、担当者の戻る時間を尋ねて、こちらからかけ直すほうが確かです。かけ直す日時は、その場で記録に残します。
まとめ
フォローの電話は、資料が届いて目を通せた頃にかけます。
売り込みではなく確かめの電話として始め、次の連絡の日を決めます。
内容を決まった形で記録し、次の電話や資料の改善に生かします。
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